Personal Data Protection Act 2010

Privacy notice

Last updated 31 October 2026 · English · Bahasa Malaysia

1. Who we are

AIMKINETIC SDN BHD (202501046949), Level 23-1, Premier Suite One, Mont Kiara, No 1, Jalan Kiara Mont Kiara, 50480 Kuala Lumpur (“Aimkinetic”, “we”) is responsible for the personal data collected through aimkinetic.com, our contact form and our client portal. For questions or requests about your personal data, email mellwvn@aimkinetic.com.

2. Personal data we collect

  • Enquiries: your name, organisation, email address and message, plus your IP address and browser type to block spam.
  • Client account: your name, organisation, email address and password (stored only in scrambled, hashed form), and the 6-digit sign-in codes we email you (also hashed, valid for 10 minutes).
  • Project information: your answers in the design brief, a phone number if you give one, the names and roles of project contacts and approvers, files you upload, the design direction you choose and your feedback.
  • Commercial records: quotations, your acceptance, invoices and payment status. If you pay online, we also keep Stripe's reference numbers for the payment, the amount and the result. Your card number and online banking login go directly to Stripe; we never see or store them.
  • Technical data: a session cookie that keeps you signed in, IP addresses kept in hashed form for up to 2 days to limit abuse, and standard server logs.

We do not ask for sensitive personal data such as health, religious or political information. Please do not include it in a brief or file.

3. Where it comes from

Directly from you, or from a colleague who names you as a project contact or approver in a brief.

4. Why we use it

  • to reply to your enquiry;
  • to create and protect your account, including email verification codes;
  • to prepare design directions, previews and quotations, and to deliver your project;
  • to issue invoices, collect payment (online through Stripe, or by bank transfer) and keep accounting and tax records;
  • to bill subscriptions such as AI maintenance and plugins, remind you of unpaid invoices and, if an invoice stays unpaid, pause those services;
  • to send you service emails about your account and project (we do not send marketing emails without your consent);
  • to protect the site against misuse and to meet our legal obligations.

5. How we use AI

  • Design directions and homepage previews are created with Claude, an AI service of Anthropic PBC in the United States. Before your brief is sent, we remove your phone number and the names and roles of project contacts and approvers. Anthropic processes the brief to provide the service to us and, under its commercial terms, does not use it to train its AI models.
  • Quotation drafts are prepared by an AI model that runs on our own hardware in Malaysia. Prices come from our rate card, and our staff check every quotation before you receive it.
  • If you tick “Private delivery required” or “Data must stay in Malaysia” in the brief, nothing from it is sent to a third-party AI service: only our own model is used.
  • Our team reviews AI output. No decision with legal or similarly significant effect on you is made by AI alone.

6. Who we share it with

Only as far as needed:

  • Anthropic PBC, for the AI processing described above;
  • Stripe, our payment provider, when you pay an invoice online: Stripe receives your email address, the invoice number and amount, and the card or online banking details you enter on its payment page, and uses them to process the payment and prevent fraud. Stripe is responsible for that payment data under its own privacy policy (stripe.com/my/privacy);
  • our email provider, to deliver emails such as sign-in codes and project updates;
  • Google, which serves the fonts on our pages and therefore receives your IP address and browser details;
  • our hosting and IT providers, and the accounting system in which we record quotations and invoices;
  • professional advisers such as auditors and lawyers, and authorities when the law requires it.

We do not sell personal data or share it for advertising.

7. Transfers outside Malaysia

Anthropic, Stripe and Google may process data outside Malaysia, including in the United States. We send them only what the service needs and use providers that commit to protecting it. By agreeing to this notice, you consent to these transfers.

8. How long we keep it

  • Enquiries that do not lead to a project: up to 2 years.
  • Accounts, briefs and uploaded files: while your account is active, and up to 2 years after your last project ends.
  • Quotations, invoices and related records: 7 years, as Malaysian law requires for accounting and tax records.

9. How we protect it

Passwords and sign-in codes are stored only in hashed form, every login needs a code sent to your email, the site uses encrypted connections, and only staff working on your project can see it. If a data breach is likely to cause you significant harm, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and you, as the PDPA requires.

10. Your rights

You can ask us to give you a copy of your personal data, correct it, give it to you in a common electronic format, stop or limit its use, or withdraw your consent. Email mellwvn@aimkinetic.com; we reply within 21 days. If you withdraw consent, we may no longer be able to continue your project, and we keep records that the law requires us to keep. You can also complain to the Personal Data Protection Commissioner (Jabatan Perlindungan Data Peribadi, www.pdp.gov.my).

11. What you must provide

Your name, organisation, email address and a password are needed for an account, and the brief questions marked as required are needed to prepare designs and a quotation. Everything else is optional. Without the required information we cannot provide the service.

12. Cookies

We use one strictly necessary session cookie, which keeps you signed in and is deleted when you log out or close your browser. We do not use analytics or advertising cookies. Stripe's payment page, which opens only when you choose to pay online, sets its own cookies to process the payment and prevent fraud.

13. Changes to this notice

We publish changes on this page and update the date above. We tell clients about significant changes by email.

This notice is available in English and Bahasa Malaysia. If the two versions differ, the English version prevails.

Notis Privasi (Bahasa Malaysia)

Dikemas kini pada 31 Oktober 2026

1. Siapa kami

AIMKINETIC SDN BHD (202501046949), Level 23-1, Premier Suite One, Mont Kiara, No 1, Jalan Kiara Mont Kiara, 50480 Kuala Lumpur (“Aimkinetic”, “kami”) bertanggungjawab ke atas data peribadi yang dikumpul melalui aimkinetic.com, borang hubungan dan portal pelanggan kami. Untuk sebarang pertanyaan atau permintaan mengenai data peribadi anda, sila e-mel mellwvn@aimkinetic.com.

2. Data peribadi yang kami kumpul

  • Pertanyaan: nama, organisasi, alamat e-mel dan mesej anda, serta alamat IP dan jenis pelayar untuk menyekat spam.
  • Akaun pelanggan: nama, organisasi, alamat e-mel dan kata laluan anda (disimpan dalam bentuk cincang sahaja), dan kod log masuk 6 digit yang kami e-melkan kepada anda (juga dicincang, sah selama 10 minit).
  • Maklumat projek: jawapan anda dalam ringkasan reka bentuk, nombor telefon jika diberikan, nama dan jawatan orang hubungan serta pelulus projek, fail yang anda muat naik, hala tuju reka bentuk yang anda pilih dan maklum balas anda.
  • Rekod komersial: sebut harga, penerimaan anda, invois dan status pembayaran. Jika anda membayar dalam talian, kami juga menyimpan nombor rujukan pembayaran daripada Stripe, jumlah dan keputusannya. Nombor kad dan butiran log masuk perbankan dalam talian anda dihantar terus kepada Stripe; kami tidak pernah melihat atau menyimpannya.
  • Data teknikal: kuki sesi yang mengekalkan log masuk anda, alamat IP yang disimpan dalam bentuk cincang sehingga 2 hari untuk mengehadkan penyalahgunaan, dan log pelayan biasa.

Kami tidak meminta data peribadi sensitif seperti maklumat kesihatan, agama atau politik. Sila jangan masukkannya dalam ringkasan atau fail.

3. Sumber data

Terus daripada anda, atau daripada rakan sekerja yang menamakan anda sebagai orang hubungan atau pelulus projek dalam ringkasan.

4. Tujuan penggunaan

  • untuk membalas pertanyaan anda;
  • untuk mewujudkan dan melindungi akaun anda, termasuk kod pengesahan e-mel;
  • untuk menyediakan hala tuju reka bentuk, pratonton dan sebut harga, serta menyiapkan projek anda;
  • untuk mengeluarkan invois, mengutip bayaran (dalam talian melalui Stripe, atau melalui pindahan bank) dan menyimpan rekod perakaunan dan cukai;
  • untuk mengebil langganan seperti penyelenggaraan AI dan pemalam, mengingatkan anda tentang invois yang belum dibayar dan, jika invois kekal tidak dibayar, menggantung perkhidmatan tersebut;
  • untuk menghantar e-mel perkhidmatan mengenai akaun dan projek anda (kami tidak menghantar e-mel pemasaran tanpa persetujuan anda);
  • untuk melindungi laman web daripada penyalahgunaan dan memenuhi kewajipan undang-undang kami.

5. Penggunaan AI

  • Hala tuju reka bentuk dan pratonton halaman utama dihasilkan dengan Claude, perkhidmatan AI oleh Anthropic PBC di Amerika Syarikat. Sebelum ringkasan anda dihantar, kami membuang nombor telefon anda serta nama dan jawatan orang hubungan dan pelulus projek. Anthropic memproses ringkasan itu untuk memberikan perkhidmatan kepada kami dan, di bawah terma komersialnya, tidak menggunakannya untuk melatih model AI.
  • Draf sebut harga disediakan oleh model AI yang berjalan pada perkakasan kami sendiri di Malaysia. Harga diambil daripada kad kadar kami, dan kakitangan kami menyemak setiap sebut harga sebelum ia dihantar kepada anda.
  • Jika anda menandakan “Private delivery required” atau “Data must stay in Malaysia” dalam ringkasan, tiada bahagian daripadanya dihantar kepada perkhidmatan AI pihak ketiga: hanya model kami sendiri digunakan.
  • Pasukan kami menyemak hasil AI. Tiada keputusan yang memberi kesan undang-undang atau kesan ketara yang serupa kepada anda dibuat oleh AI semata-mata.

6. Pihak yang menerima data

Hanya setakat yang perlu:

  • Anthropic PBC, untuk pemprosesan AI seperti di atas;
  • Stripe, penyedia pembayaran kami, apabila anda membayar invois dalam talian: Stripe menerima alamat e-mel anda, nombor dan jumlah invois, serta butiran kad atau perbankan dalam talian yang anda masukkan di halaman pembayarannya, dan menggunakannya untuk memproses bayaran dan mencegah penipuan. Stripe bertanggungjawab ke atas data pembayaran tersebut di bawah dasar privasinya sendiri (stripe.com/my/privacy);
  • penyedia e-mel kami, untuk menghantar e-mel seperti kod log masuk dan makluman projek;
  • Google, yang menyediakan fon pada halaman kami dan oleh itu menerima alamat IP dan maklumat pelayar anda;
  • penyedia pengehosan dan IT kami, serta sistem perakaunan tempat kami merekodkan sebut harga dan invois;
  • penasihat profesional seperti juruaudit dan peguam, dan pihak berkuasa apabila dikehendaki oleh undang-undang.

Kami tidak menjual data peribadi atau berkongsinya untuk pengiklanan.

7. Pemindahan ke luar Malaysia

Anthropic, Stripe dan Google mungkin memproses data di luar Malaysia, termasuk di Amerika Syarikat. Kami hanya menghantar apa yang diperlukan oleh perkhidmatan dan menggunakan penyedia yang komited untuk melindunginya. Dengan bersetuju dengan notis ini, anda bersetuju dengan pemindahan tersebut.

8. Tempoh penyimpanan

  • Pertanyaan yang tidak menjadi projek: sehingga 2 tahun.
  • Akaun, ringkasan dan fail yang dimuat naik: selagi akaun anda aktif, dan sehingga 2 tahun selepas projek terakhir anda tamat.
  • Sebut harga, invois dan rekod berkaitan: 7 tahun, seperti yang dikehendaki oleh undang-undang Malaysia bagi rekod perakaunan dan cukai.

9. Perlindungan data

Kata laluan dan kod log masuk disimpan dalam bentuk cincang sahaja, setiap log masuk memerlukan kod yang dihantar ke e-mel anda, laman web menggunakan sambungan yang disulitkan, dan hanya kakitangan yang mengendalikan projek anda boleh melihatnya. Jika pelanggaran data mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada anda, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan anda, seperti yang dikehendaki oleh PDPA.

10. Hak anda

Anda boleh meminta salinan data peribadi anda, membetulkannya, menerimanya dalam format elektronik biasa, menghentikan atau mengehadkan penggunaannya, atau menarik balik persetujuan anda. E-mel mellwvn@aimkinetic.com; kami akan membalas dalam tempoh 21 hari. Jika anda menarik balik persetujuan, kami mungkin tidak dapat meneruskan projek anda, dan kami akan menyimpan rekod yang wajib disimpan oleh undang-undang. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (Jabatan Perlindungan Data Peribadi, www.pdp.gov.my).

11. Maklumat yang wajib diberikan

Nama, organisasi, alamat e-mel dan kata laluan diperlukan untuk akaun, dan soalan ringkasan yang ditanda wajib diperlukan untuk menyediakan reka bentuk dan sebut harga. Maklumat lain adalah pilihan. Tanpa maklumat yang wajib, kami tidak dapat memberikan perkhidmatan.

12. Kuki

Kami menggunakan satu kuki sesi yang benar-benar perlu, yang mengekalkan log masuk anda dan dipadam apabila anda log keluar atau menutup pelayar. Kami tidak menggunakan kuki analitik atau pengiklanan. Halaman pembayaran Stripe, yang hanya dibuka apabila anda memilih untuk membayar dalam talian, menetapkan kukinya sendiri untuk memproses bayaran dan mencegah penipuan.

13. Perubahan notis ini

Kami menyiarkan perubahan di halaman ini dan mengemas kini tarikh di atas. Kami memaklumkan pelanggan tentang perubahan penting melalui e-mel.

Notis ini disediakan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Jika terdapat perbezaan, versi bahasa Inggeris akan digunakan.